Gestão de locações: um roteiro para organizar o mês da imobiliária
Organize a rotina de locações com uma sequência de conferências: contratos, cobranças, recebimentos, repasses e pendências do mês.
PARA LEVAR À ROTINA
Uma rotina mensal funciona melhor quando cada etapa tem responsável, prazo e um critério claro de conclusão.
Para organizar o mês de uma carteira de locações, comece pelas datas dos contratos e siga o caminho do dinheiro: cobrança, recebimento, conferência e repasse. Em cada etapa, defina quem faz, até quando e o que comprova que o trabalho terminou. Isso dá à equipe uma referência comum quando aparece uma exceção.
A rotina não precisa caber inteira no primeiro dia útil. Imobiliárias com vencimentos distribuídos ao longo do mês podem trabalhar por grupos de contratos. O importante é usar os mesmos critérios de conferência e deixar as pendências visíveis, inclusive quando o responsável estiver fora.
Antes das cobranças, confira o que mudou
Revise os contratos que começaram, terminaram ou receberam alguma alteração. Uma mudança de responsável pelo atendimento não deveria esconder um acordo de desconto; uma troca de imóvel não pode deixar a cobrança ligada ao cadastro anterior. Compare o cadastro com os documentos e as decisões registradas pela equipe.
Separe as alterações já conferidas daquelas que ainda dependem de confirmação. Se um valor está em discussão, registre a dúvida, quem vai responder e a data prevista. Assim, a pessoa que prepara as cobranças sabe quais contratos exigem atenção antes de entrar no lote.
- Conferir contratos novos, encerrados e alterados no período.
- Revisar vencimentos, valores e despesas informadas para a próxima cobrança.
- Identificar documentos ou dados de contato que ainda estão pendentes.
- Atribuir cada exceção a uma pessoa e marcar a próxima verificação.
Prepare as cobranças em grupos que a equipe consiga revisar
Escolha um recorte claro: competência, faixa de vencimentos e forma de cobrança, por exemplo. Confira a quantidade de contratos selecionados e a composição dos valores. O total do lote ajuda a detectar diferenças, mas não substitui a revisão dos itens alterados, como um desconto ou uma despesa incluída naquele mês.
Anote também os contratos que ficaram de fora e o motivo. Sem esse registro, uma exclusão intencional pode parecer esquecimento para outro colega. Depois da emissão, acompanhe o resultado de cada item; preparar, emitir e entregar uma cobrança são etapas que precisam de confirmação própria.
Acompanhe os recebimentos sem perder a referência da cobrança
Ao conferir um pagamento, mantenha juntos o contrato, a cobrança, o valor recebido e a data. Se houver diferença, investigue a origem antes de ajustar o registro. Pode existir um pagamento parcial, um valor enviado para a conta errada ou uma cobrança de outro período.
Uma lista de pendências financeiras deve mostrar a ação seguinte. “Aguardando conferência do recebimento” é mais útil quando vem acompanhada da referência que falta e de quem vai buscá-la. Antes de cobrar novamente um locatário, verifique se há um pagamento em análise.
Feche o período com uma lista curta de diferenças explicadas
Antes de preparar os repasses, confira recebimentos, despesas e regras de cada contrato. Ao final do período, compare os registros utilizados no fechamento e documente as diferenças que continuarem abertas. Uma pendência identificada pode seguir para o mês seguinte; uma diferença sem explicação tende a reaparecer no atendimento.
Faça uma passagem de trabalho breve: o que foi concluído, quais valores aguardam conferência e quem assumiu cada assunto. Aproveite essa conversa para melhorar a rotina do próximo mês. Se a mesma informação sempre chega tarde, combine com a origem um prazo que permita revisar a cobrança antes da emissão.
